Das New Normal durch hybride Veranstaltungsformate begleiten und unterstützen

In hybriden Formaten treffen sich Teilnehmende sowohl persönlich als auch online auf der gleichen Veranstaltung. Im Gegensatz zu den altbekannten oftmals kurz gehaltenen Videokonferenzen und -besprechungen handelt es sich bei den hier beschriebenen Formaten um Veranstaltungen, die durchaus bis zu mehreren Tagen dauern können. Dieser Beitrag beschreibt Herausforderungen und Vorteile hybrider Formate und ihrer Moderation. Gut vorbreitet und moderiert, sind hybride Veranstaltungen für uns ein Format der Zukunft.

Unternehmen und Organisationen haben sich aus der Notwendigkeit des Social Distancing heraus schneller und erfolgreicher als erwartet mit Home Office und virtuellen Meetings auf die Bedingungen unter Covid-19 eingestellt. Für Prozessbegleiter und Moderatoren werden die Anforderungen zunehmend komplexer. Bei rein physisch stattfindenden Veranstaltungen galt es, die Ziele, den Prozess und die Gruppendynamik im Auge behalten. In rein digital stattfindenden Veranstaltungen, wie sie in den ersten Monaten von Covid-19 notwendig waren, kam die technischen Komponente hinzu. Die Moderation sorgte außerdem dafür, dass Nähe und Verbindung unter den Teilnehmenden auch im digitalen Raum zustande kamen. In beiden Settings haben die Teilnehmenden sehr ähnliche Möglichkeiten zur Beteiligung, denn sie sind entweder alle in einem Raum oder alle digital zugeschaltet. Damit gibt es keine Standortvorteile.

Trotz überraschender Vorteile bei der Durchführung rein virtueller Formate (wir erleben und hören immer wieder von erfolgreicher(er) Zusammenarbeit und mehr Effizienz) ist der Wunsch, sich auch im beruflichen Umfeld bald wieder real zu begegnen bei allen Kunden deutlich spürbar. Obwohl persönliche Begegnungen auch größerer Gruppen im beruflichen Umfeld greifbarer werden gehen wir davon aus, dass sich auch in Zukunft ein substanzieller Anteil von Teilnehmenden virtuell in Meetings und Veranstaltungen zuschalten wird. Wir glauben, dass hybride Veranstaltungsformate einen Teil des New Normal von Unternehmen und Organisationen ausmachen werden.

Aus unserer Erfahrung können hybride Formate mit entsprechender Vorbereitung und Moderation zukunftsträchtig, kurzweilig und ergebnisorientiert gestaltet werden. Damit dies gelingt, sollte ein Rahmen geschaffen werden, bei dem alle Teilnehmenden einen fairen und an die Organisationskultur angemessenen Beteiligungsgrad haben, und zwar unabhängig davon, ob sie sich mit anderen Menschen im gleichen Raum befinden oder sich aus dem Home Office zuschalten. Ziel ist es auch hier, dass alle Perspektiven zu Wort kommen und die Expertise aller bestmöglich nutzbar gemacht wird. Hilfreich ist dabei eine ergänzende virtuelle Moderationsplattform auf die die Teilnehmenden im Rahmen der Veranstaltung – vor Ort und virtuelle gleichermaßen zugreifen können und entsprechend miteinander interagieren.

Vorteile hybrider Formate:

• Größere Reichweite, denn es lassen sich auf deutlich mehr Menschen in Prozesse integrieren
• Neue interessante Möglichkeiten der Inszenierung (Durch die Gestaltung einer oder mehr „Bühnen“, je nachdem, an wie vielen Orten sich mehrere Menschen ein einem Raum befinden. Es ist für alle Teilnehmenden deutlich kurzweilige, einem Dialog verschiedener Menschen, die sich im gleichen Raum befinden, beizuwohnen. Anmutung ist die einer Talkshow oder einer Podiumsdiskussion statt eines Zoom-Setting, in dem man sich ausschließlich über die Kamera unterhält).
• Integration von Menschen aus anderen Regionen weltweit
• Zeit- und Reisekostenersparnis

Herausforderungen hybrider Formate:

• Der Vorbereitungsaufwand ist bei hybriden Formaten höher, denn die Interaktionen und das Miteinander müssen sehr bewusst choreografiert werden, so dass sich alle Teilnehmenden, ob im gleichen Raum befindlich oder virtuell dabei, abgeholt und eingebunden fühlen.
• Die Durchführung ist anspruchsvoller, denn der Zugang zu den Teilnehmenden ist sehr unterschiedlich. Körpersprache, Mimik, Gestik, kleine Signale der Ermüdung können durch die Moderation weniger gut gelesen werden.
• Budenzauber vs. Inszenierungsmöglichkeiten
• Man kann nicht so spontan Interaktionen herbeiführen
• Vorbereiten einer Interaktion ist komplexer
• Unterschiedlichste Kenntnisstände und technische Möglichkeiten bei Kunden im Umgang mit Technik (Mikrofon, Kamera, Internet, Technische Voraussetzungen)
• Anforderungen an Moderator, mehr Komplexität zu handeln und die unterschiedlichen Bedürfnisse der Teilnehmer zu berücksichtigen

Zu beachten ist dabei:

• Es ist zentral, verbindliche Regeln des Miteinanders zu vereinbaren
• Moderation braucht Klarheit über Konsequenzen und Anforderungen an Möglichkeiten und Grenzen im Prozess
• Methodisch: Weniger ist mehr, Fokus setzen und Prioritäten klären
• Gute Auftragsklärung, ob sich ein hybrides Format wirklich eignet, um die Ziele zu erreichen bzw. wenn aufgrund der Sachzwänge erforderlich die Risiken deutlich machen
• Bei einer sachlichen Veranstaltung ist die hybride Veranstaltung einfacher möglich als bei konfliktbehafteten Themen, v.a. bei absehbaren Konflikten auf der Beziehungsebene
• ein offener Prozess bracht idealtypisch andere Formate, als ein strukturierter Prozess. Faustregel: Je offener der Prozess, desto klarer gleiche Rahmenbedingungen für alle

Dr. Brigitte Schwinge, Dorothee Overberg, Dorothea Kriele, Claus Pakleppa August 2020

Workshops zum Thema finden Sie in der p4d Academy: https://p-4-d.org/academy