KI-Standortbestimmung

Viele Organisationen haben KI bereits eingeführt, häufig aber eher ad hoc als strategisch getrieben. Sie haben Zugänge geschaffen, Schulungen durchgeführt und Communities gegründet. Die Anwendungen bleiben aber meist auf der ersten Stufe, auf der einzelne Personen Texte entwerfen, zusammenfassen und recherchieren. Den Wert, den die Organisation sich selbst am meisten verspricht, findet sie zwei bis vier Stufen höher: in einer Auskunft, die die eigenen Regeln kennt, in einem Prozessabschnitt, den ein Agent übernimmt, oder in einem Ablauf, der nicht mehr an einer Abteilungsgrenze abreißt. Hier wird es plötzlich schwer, Fortschritt zu erzielen. 

Dies liegt daran, dass die Herausforderungen auf den höheren Stufen nicht mehr technischer Natur sind. Sie scheitern an organisationalen Voraussetzungen: an Wissen, das nicht auffindbar ist, an Regeln, die nur im Erfahrungswissen leben, und an Prozessen, für die niemand von Anfang bis Ende verantwortlich ist. 

Mit der KI-Standortbestimmung sehen Sie, wo Ihre Organisation heute steht, wie weit Sie mit KI gehen wollen und was Ihnen für den nächsten Schritt fehlt.

1. Die KI ist mein Schreiberling. Einzelne Personen lassen Texte entwerfen, Dokumente zusammenfassen und Fragen recherchieren. 
2. Die KI steckt in meinen Werkzeugen. Der Assistent sitzt im Mailprogramm, in der Textverarbeitung und im ERP-System. 
3. Die KI kennt unsere Organisation. Sie antwortet auf Grundlage Ihrer Ordnungen, Richtlinien und Zuständigkeiten und nennt die Quellen. 
4. Die KI spricht unsere Sprache. Das System lernt Ihre Begriffe, Ihren Stil und Ihre typischen Entscheidungen. 
5. Die KI übernimmt einen Teilprozess. Sie prüft einen Antrag, stellt Unterlagen zusammen und entwirft den Bescheid. Der Mensch prüft und entscheidet die Ausnahmen. 
6. Die KI umspannt Prozesse. Mehrere KI-Agenten übergeben einander einen Vorgang über Abteilungsgrenzen hinweg. 
7. Die KI wird zum Betriebssystem. Die Organisation koordiniert sich über KI und lernt aus ihren eigenen Abläufen.

Jede Stufe hat eine technische und eine organisationale Voraussetzung. Nach oben hin werden die Voraussetzungen immer organisatorischer und immer weniger technisch. Auch für die Stufen 3 bis 7 ist die Technik heute verfügbar. Sie scheitern an Wissen, das nicht auffindbar ist, an Regeln, die nur im Erfahrungswissen leben, und an Prozessen, für die niemand von Anfang bis Ende verantwortlich ist. Diese Voraussetzungen sind Ordnungs– und Führungsaufgaben. Deshalb behandeln wir KI als Thema der Organisation und nicht allein der IT. 

1  Erhebung 

Gemeinsam mit Ihnen erfassen wir, was in Ihrer Organisation mit KI geschieht und was geplant ist. Dazu nutzen wir vorhandene Übersichten, eine kurze Online-Erhebung, bei Bedarf über unsere Kollaborationsplattform Howspace, und Interviews mit Leitung, IT, HR und Fachbereichen. Jede Anwendung ordnen wir einer Stufe zu. Für jede Stufe prüfen wir, ob die technische und die organisationale Voraussetzung erfüllt sind. Dabei gilt: So viel wie notwendig und so wenig wie möglich. 

2  Spiegel 

Im Workshop spiegeln wir Ihrer Leitung das Ergebnis. Wir beginnen mit dem, was Ihre Organisation bereits erreicht hat. Danach zeigen wir Ihr Stufenprofil: wo Ihre Anwendungen liegen, wo Ihre am höchsten bewerteten Ideen liegen und welche Voraussetzung zwischen beiden fehlt. Sie wählen Ihre wichtigsten Prozesse aus und legen für jeden eine Zielstufe fest. Nicht jeder Prozess gehört auf die höchste Stufe. 

3  Fahrplan 

Wir verdichten das Ergebnis in einen Fahrplan. Er benennt den ersten Prozess, die fehlenden Voraussetzungen, die Verantwortlichen und die Meilensteine. Er enthält außerdem die Führungsfragen, die Sie beantworten sollten, bevor Sie Arbeit an KI-Agenten übergeben.

Impuls 

In einem Vortrag oder Workshop für Ihren Leitungskreis stellen wir die sieben Stufen vor. Ihr Leitungskreis gewinnt eine gemeinsame Sprache für die Nutzung von KI und verortet sich selbst auf der Leiter. 

Standortbestimmung 

In vier bis sechs Wochen erheben wir Ihr Stufenprofil, zeigen die Lücken zwischen technischen und organisationalen Voraussetzungen und erarbeiten mit Ihnen Zielstufen und Fahrplan. Die Standortbestimmung ist ein Festpreisangebot. 

Stufenaufstieg 

An einem ausgewählten Prozess stellen Sie die Voraussetzungen der nächsten Stufe her. Wir begleiten Sie dabei, Regeln zu klären, Wissen zu ordnen, Verantwortung zuzuschneiden und Kompetenzen aufzubauen, bis ein Pilot im Regelbetrieb läuft. Die technische Umsetzung liegt bei Ihrer IT oder bei Partnern, mit denen wir eng zusammenarbeiten. 

Führungssparring 

Auf den höheren Stufen verändert KI nicht mehr nur Aufgaben, sondern die Form Ihrer Organisation. Als Sparringspartner auf Ihrer Ebene begleiten wir die Leitung bei der Frage, wie Verantwortung, Rollen und Zusammenarbeit künftig aussehen sollen. 

Diese Bausteine können 

• einzeln gebucht werden. 

• aufeinander aufbauend als Gesamtprozess durchgeführt werden. 

• in einen laufenden Strategie- oder Veränderungsprozess eingebunden werden. 

• Würdigung vor Bewertung | Wir beginnen mit dem, was Ihre Organisation erreicht hat. Die erste Stufe in der Breite zu nehmen ist richtig und kein Versäumnis. 

• Profil statt Note | Wir vergeben keine Reifegradnote und ziehen keinen Vergleich mit anderen Organisationen. Ihre Organisation steht nicht auf einer Stufe, sondern hat ein Profil über mehrere Stufen, aus dem Sie selbst Schlüsse ziehen. 

• Prozess vor Werkzeug | Weitere Werkzeuge bringen wenig, wenn die Arbeit gleich bleibt. Der Wert entsteht, wenn ein Prozess als Ganzes verantwortet wird. 

• Verantwortung bleibt beim Menschen | KI kann Verantwortung nicht tragen. Wo ein Mensch die Ergebnisse der KI prüft, muss er sie tatsächlich beurteilen können. 

• Komplementär | Wir verbinden Organisationsentwicklung mit technischem Urteil. Wer nur die Technik versteht, unterschätzt die Organisation, und wer nur die Organisation versteht, unterschätzt die Geschwindigkeit der Technik. 

• Aus eigener Praxis | Wir arbeiten selbst täglich mit einem eigenen KI-System. Wir sprechen deshalb aus Erfahrung, einschließlich der Fehlschläge.

Jede Organisation, die KI einsetzt, verändert sich auf drei Ebenen. Die KI reicht immer weiter in die Abläufe, und mit ihr verändern sich die Rollen der Menschen. Beides braucht Spielregeln, die sich die Organisation selbst gibt. Die KI-Standortbestimmung betrachtet die Organisation und ihre Prozesse. Die Rollenentwicklung unter KI betrachtet die Menschen und ihre Rollen. Governance und Compliance unter KI betrachtet die Regeln, nach denen Menschen und KI zusammenarbeiten. „Ins Tun kommen“ verbindet die drei Blickwinkel in der Praxis: Ein Team baut mit uns einen eigenen KI-Kern und bringt einen ersten Prozess in den Betrieb. Jedes Angebot steht für sich, und jedes kann der Einstieg sein.